Home office durante o Coronavírus: Dicas para se organizar

Trabalhar home office durante o Coronavírus é uma tendência que deve ficar mais forte no Brasil conforme a doença for avançando. Se no começo de março ainda havia poucos casos, os números crescem rapidamente dia após dia, levando os governos a tomarem precaução, como proibição de transporte público, por exemplo.

O trabalho home office vem ganhando força devido aos avanços da internet. Muitas empresas têm contratado funcionários desta maneira, seja com carteira assinada ou então no estilo freelancer. É uma opção que agrada muitas pessoas, já que podem fazer o seu próprio horário, desde que batam suas metas.

Pessoas que possuem disciplina conseguem fazer uma boa adaptação para o estilo home office. É importante manter o comprometimento, para entregar a empresa todos os resultados esperados de você. Não é porque está em casa que deixará de realizar suas atividades de maneira correta, o melhor de tudo é que boa parte das atividades podem ser feitas com um computador e acesso a internet.

Se você é empreendedor e ainda tem dúvidas sobre como deverá funcionar o trabalho home office, nós temos algumas dicas bem bacanas para ajudar a sua firma não parar, mantendo as atividades da forma que for possível durante esses dias difíceis. E ainda daremos dicas para quem é empregado e seguira esse regime, confira.

O surto do Novo Coronavírus

A doença tem sido chamada oficialmente pela Organização Mundial de Saúde (OMS) como Covid-19, devido ao ano em que surgiu. Porém, popularmente segue com o nome que é conhecida desde o início: Coronavírus. Acontece que não é algo de agora, já que os primeiros casos aconteceram na década de 1960, ainda assim, essa é uma variação.

O Novo Coronavírus teve seus primeiros infectados na China e até o momento não conseguiram descobrir a mutação que levou ao seu surgimento. Os pesquisadores sabem que outras variações da mesma doença já atingiram humanos, principalmente devido ao contato com gatos e dromedários.

Ainda assim, não é possível afirmar qual animal deu origem do vírus, embora o morcego seja apontado por muitos como o hospedeiro. Como a China é o país mais populoso do mundo, logo o pavor tomou conta e a contaminação começou a aumentar, indo para outros países até chegar na Europa, com destaque para a Itália.

O primeiro caso do Novo Coronavírus no Brasil foi confirmado dia 25 de fevereiro de 2020, 20 dias após isso, já eram 291 confirmações. E aquele primeiro contaminado foi curado no dia 13 de março. Com os governos, tanto nas esferas federal, estadual e municipal tomando medidas para impedir a disseminação, as empresas precisaram se adaptar à nova realidade.

Como funciona trabalhar home office durante o Coronavírus?

Os governos estaduais e municipais têm proposto decretos para que todos os serviços que não são considerados essenciais sejam suspensos durante alguns dias, assim muitas lojas foram fechadas nas última semanas. Bancos, supermercados e farmácias são alguns serviços que seguem normalmente. As rotas de ônibus e metrô em muitas cidades foram canceladas ou alteradas.

Com a dificuldade para que os funcionários cheguem ao local de trabalho e principalmente devido as recomendações para evitar aglomerações, muitas empresas têm paralisado suas atividades em suas sedes. Assim, aparece como opção os trabalhos home office durante o Coronavírus, que podem ser realizados com um computador e acesso à internet.

É uma opção bem bacana para as empresas que pretendem preservar os seus funcionários, mesmo que não tenham sido obrigadas por decreto a fecharem, já que não atendem o público. Porém, é algo válido para quem já lida com sistemas eletrônicos, com os trabalhos focados no computador.

Se a sua empresa faz parte das indústrias de transformação, adotar o home office será mais complicado e muitos segmentos terão que manter suas atividades em suas sedes ou mesmo paralisar os serviços. Por exemplo, as fábricas de móveis usam trabalho braçal, algo que os trabalhadores não poderão realizar de suas casas.

Com o Coronavírus avançando a cada dia e o número de infectados crescendo, é possível que todas as atividades sejam suspensas, para ampliar a quarentena da população. As empresas que puderem, devem adotar o sistema home office, passando orientações para os colaboradores, a fim de manter a produção com qualidade e mantendo o padrão.

Trabalhar home office durante o Coronavírus: O que diz a CLT?

De acordo com a Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT), as empresas devem avisar os trabalhadores com antecedência em relação ao regime de home office. Como o Covid-19 é um caso de saúde pública, as empresas estão autorizadas a adequarem a forma de trabalho, partindo para esse método.

A partir disso, a empresa determinará todas as atividades que os empregados devem desenvolver em casa. Os funcionários inclusive podem ser cobrados caso não realizem alguma das atividades propostas. Caso o funcionário não consiga fazer o que foi proposto, então deverá comunicar a empresa.

Ainda de acordo com a CLT, o trabalhador deve trabalhar o mesmo número de horas do que faria na sede da empresa. É possível até mesmo que a empresa exija que os funcionários batam o ponto de maneira virtual, assim podem ter um melhor controle sobre os serviços que estão sendo realizados.

Em relação ao horário do almoço, a pessoa pode fazer o mesmo tempo que fazia durante o tempo normal de serviço, os intervalos entre jornadas também devem ser respeitado. As empresas devem respeitar as pausas feitas pelos funcionários, algo que os servidores também devem respeitar.

Defina um espaço para trabalhar home office durante o Coronavírus

É importante definir o local onde irá trabalhar. Isso é fundamental para evitar problemas ergonômicos e para que a concentração seja maior. Se for possível, reserve esse espaço em sua casa, certamente a produção será melhor.

O ideal é que o ambiente seja parecido com o encontrado no seu trabalho, na sede física da empresa. As escrivaninhas são bem interessantes para isso ou mesmo pegue o seu notebook e escreva na mesa.

É bem importante que seja um local confortável, para que consiga render o máximo possível. Quando falamos sobre home office, o deslocamento e a volta para casa não existem, assim dá para aproveitar de outras formas o período que você fica no lar.

Empresas de tecnologia já entraram nessa

As empresas de tecnologia estão entre as primeiras que passaram a adotar o home office como forma de conter a disseminação do Novo Coronavírus. Muitas agências de marketing digital mandaram seus funcionários para casa, alguns levaram os equipamentos que usavam na firma, para que possam fazer o trabalho da mesma maneira.

E esse tem sido uma experiência nova e que surpreende muitas pessoas que passam a utilizar. É uma decisão sabia de as empresas liberar seus funcionários para trabalhar em casa. É possível ainda que a empresa deixe a maioria dos funcionários trabalhando de casa e poucos no escritório, somente aqueles que realmente não podem faltar.

Em relação as empresas de tecnologia, elas conseguem lidar muito bem com o meio digital, por isso a adequação fica mais fácil.

Fique de olho no e-mail

Pessoas que trabalham no estilo home office costumam utilizar o e-mail com frequência. Embora o WhatsApp seja uma ferramenta bem importante para a comunicação, as mensagens podem ser perdidas com mais facilidade, principalmente se outras forem enviadas na sequência. Quem vai trabalhar em casa precisa ficar de olho no e-mail, além da formalidade que oferece.

Caso trabalhe em uma empresa que possui um sistema próprio de e-mail, é interessante buscar informações com o suporte técnico, para saber qual é a melhor maneira de proceder. Existem empresas que possuem configurações para dar mais segurança ao sistema e restringir o acesso aos dados, é preciso ter essa liberação.

Uma dica interessante é para instalar no seu celular os aplicativos dos e-mails, como BOL, Gmail e Outlook, assim, quando uma mensagem for enviada para ele, ficará mais fácil de acessar e desta forma perderá menos tempo. O Outlook, por exemplo, pode ser configurado para ficar com uma cara mais corporativa.

Reuniões online com a equipe

Em período de quarentena, a recomendação é para que as pessoas saiam de casa somente se for urgente, como para a compra de remédios em farmácias ou em situações que está faltando comida. Em outros casos, fique em casa e faça as atividades de sua empresa com a utilização de um desktop.

Como as reuniões presenciais devem ser evitadas, o melhor a fazer é convocar a equipe e preparar uma reunião online, com a presença de todos. Assim, sistemas como Skype, Google Hangouts, Zoom Meetin e GoToMeeting são boas opções para as empresas que desejam evitar ruídos no desenvolvimento de seus projetos.

O Hangouts é uma das ferramentas mais interessantes, principalmente para as pessoas que já possuem Gmail. Ele permite o envio de mensagens instantâneas, conta com chat de vídeo e outras ferramentas bem legais para quem trabalha de casa. Outras opções mais simples e que qualquer um já terá instalado são WhatsApp e o Messenger, que permitem conversas em grupo.

Utilize uma plataforma de fluxo

Com os funcionários realizando seus serviços de casa, é interessante que as empresas mantenham uma organização, para saber tudo o que está sendo feito. O Slack é um aplicativo interessante para que as conversas sejam separadas por assuntos e divididas em grupos. Assim, é possível abrir chats separados e proporcionar debates interessantes.

O Trello é bem bacana, assim como o Asana. Eles são ótimos para manter a organização e o fluxo de trabalho em uma empresa. São ferramentas que permitem a criação de cards com os serviços que devem ser realizados, seguindo uma ordem de prioridade ou não. Todos os funcionários podem ter acesso e observar como o projeto está sendo encaminhado.

A gigante Microsoft também possui um desses sistemas, o Azure. Nele é possível criar cards e organizar da maneira como o chefe preferir. É uma organização que vai ajudar no prosseguimento das atividades, principalmente quando o serviço é feito por mais de uma pessoa.

Empresas estão oferecendo computadores

Hoje em dia quase todas as pessoas possuem computadores ou notebooks em casa, ainda assim, com o avanço e o desenvolvimento dos celulares, os computadores pessoais perderam espaço nos últimos anos. A partir disso e principalmente quando são exigidos programas específicos, muitas empresas têm entregue desktops para seus funcionários.

Pessoas que precisam de máquinas específicas, como aquelas para o processamento de gráficos, estão sendo fornecidas pelas empresas. Só que não basta apenas entregar o computador para o colaborador, é preciso prestar atenção nas configurações da máquina, com o processo VPN, para que ela possa funcionar corretamente nas casas.

É possível ainda que seja utilizado um desktop virtual, permitindo que os funcionários acessem o mesmo sistema que está disponível na empresa.

Controle o seu tempo

Estar em casa pode ser um perigo para algumas pessoas, principalmente aquelas mais impulsivas e que não conseguem controlar o tempo. É importante seguir horários, para que todas as atividades propostas possam ser realizadas. Nossa dica é apostar no Runrun It, onde é possível cronometrar o tempo gasto em tal atividade.

O maior problema do home office durante o Coronavírus é manter o foco o tempo inteiro. Como muitas pessoas estão em quarentena, é possível que outros membros da família estejam em casa e assim pode existir interação, tirando a atenção das atividades propostas. Dependendo da sua função, é possível fazer todas as coisas que faria na sede da empresa.

Você poderá aproveitar aquela horinha que levaria para ir até o serviço para dormir. Mas, lembre-se de começar o seu serviço na hora combinada, principalmente se tiver alguma reunião agendada para o dia. Não é difícil trabalhar em casa, é preciso estipular metas e fazer de tudo para batê-las.

Cada um deve fazer a sua parte contra o avanço do Novo Coronavírus, seja você empresário ou trabalhador.  Se a sua empresa trabalha com computadores, pensa na opção dos serviços home office, preservando seus colaboradores e mantendo as suas atividades. É aquela história que tenha ganhado força, quarentena não é férias.

Veja também:

Coronavírus: 7 ferramentas para o seu trabalho remoto